¿Qué son los documentos comerciales?

Los documentos comerciales son comprobantes que se emiten como garantía o para resguardar evidencia de una operación comercial. En otras palabras, son aquellos documentos que sirven para confirmar y respaldar una transacción.

Debido a su importancia en el proceso de facturación de un negocio, hemos elaborado este artículo para profundizar en los distintos tipos de documentos comerciales validados por la AFIP que se pueden utilizar al realizar la venta de productos o servicios.

Los tipos de documentos comerciales que vamos a analizar son los siguientes:

• Facturas
• Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales
• Recibos emitidos por prestadores de servicios
• Notas de débito
• Notas de crédito
• Tickets emitidos por máquinas registradoras (este es un caso excepcional que abordaremos más adelante)
• Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados
• Documentos equivalentes a los mencionados anteriormente

El objetivo de esta breve guía es aclarar en qué consiste cada uno de los documentos comerciales (también conocidos como documentos mercantiles) para que los emprendedores puedan profesionalizar sus negocios, entregando comprobantes válidos de acuerdo a la normativa argentina.

Antes de describir cada comprobante, te invitamos a conocer qué son los documentos comerciales y qué requisitos deben cumplirse para su elaboración.

¿Qué son los documentos comerciales?

Los documentos comerciales son comprobantes que se emiten como garantía o para resguardar evidencia de operaciones o transacciones. Estos documentos permiten registrar cada movimiento y se archivan en los Libros de Contabilidad de un negocio.

En otras palabras, los documentos comerciales, o también conocidos como documentos mercantiles, son aquellos que sirven para confirmar y respaldar una transacción. Asimismo, permiten asegurar la precisión en la contabilidad de un negocio.

A través de estos documentos, es posible mantener un registro de los movimientos comerciales realizados por una empresa, desde las ventas hasta los ajustes por devolución de dinero en caso de haber cometido un error al cobrar.

La emisión de estos comprobantes contribuye a darle un aspecto más profesional a tu empresa y genera confianza tanto en tus clientes actuales como en los potenciales.

Requisitos de un documento comercial

Según la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), al realizar una transacción donde el comprador es un consumidor final, es necesario detallar la siguiente información:

• Apellido y nombres
• Domicilio
• CUIT/CUIL/CDI o número de documento de identidad (LE, LC, DNI o, en el caso de extranjeros, Pasaporte o CI)

• Tipo de comprobante (A, B, C, E, M y T)
• Número de factura
• Fecha
• CUIT del emisor
• CAE/CAI y fecha de vencimiento
• Logotipo fiscal

A continuación, te mostramos un ejemplo de un modelo proporcionado por la AFIP que ilustra los requisitos de un documento comercial:

Tipos de documentos comerciales y sus características

Los documentos comerciales que respaldan una transacción dependen del tipo de operación que se realice. En ese sentido, pueden ser:

Facturas

• Factura A: emitida por un responsable inscripto con destino a otro responsable inscripto o a un monotributista.
• Factura B: emitida por un responsable inscripto con destino a un consumidor final o a alguien exento de IVA.
• Factura C: emitida por un monotributista o alguien exento de IVA a cualquier destinatario.
• Factura E: emitida por un exportador hacia un sujeto del exterior.
• Factura T: emitida por un hotel o servicio de alojamiento a turistas extranjeros.

Comprobantes de compra de productos usados a consumidores finales

Este documento comercial se refiere a aquel que emiten los responsables inscritos (personas incluidas en el régimen general), cuya actividad habitual es la adquisición de productos usados a consumidores finales para su posterior venta.

Recibos emitidos por proveedores de servicios

Los profesionales universitarios y otros proveedores de servicios están autorizados para emitir Recibos C «Documento válido como factura«, en lugar de la factura C.

Cabe destacar que estos individuos deben elegir entre uno u otro comprobante, ya que no se considerará válida la emisión indiscriminada o alternada de estos documentos.

Notas de débito

Las notas de débito son comprobantes que la empresa envía al cliente para notificarle que se ha cargado o debitado una determinada cantidad de su cuenta, por el concepto que se indica en la misma nota.

Se puede crear una nota de débito debido a un error en la facturación, la imposición de intereses por falta de pago o demora, y por cualquier otra razón que implique el aumento del saldo de una cuenta.

Notas de crédito

Las notas de crédito son documentos comerciales que se envían al cliente para informarle que se ha acreditado una determinada cantidad en su cuenta, por el concepto que se indica en la misma nota.

Es común utilizar la nota de crédito para solucionar el daño de un producto ya vendido, por descuentos especiales, devoluciones o para corregir errores de facturación excesiva.

En Argentina, solo aquellos que hayan emitido los comprobantes de las operaciones originales podrán emitir notas de crédito y/o débito por concepto de descuentos, bonificaciones, devoluciones, intereses, etc., siempre y cuando estén relacionados con una o más facturas o documentos equivalentes emitidos previamente.

Boletos emitidos por máquinas registradoras

La AFIP establece que estos documentos comerciales se aplican a los monotributistas, siempre y cuando las máquinas registradoras hayan sido habilitadas y utilizadas antes del 12/02/99.

La fecha (12/02/99) es importante, ya que la AFIP estableció un cambio gradual de la «vieja tecnología» a la «nueva tecnología«, con el objetivo de estandarizar el uso de la factura electrónica.

Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados

Los controladores fiscales son equipos electrónicos homologados por la AFIP que se utilizan para registrar, emitir y procesar comprobantes. También sirven como respaldo de los datos fiscales de interés contenidos en dichos comprobantes.

Los nuevos contribuyentes inscritos en el IVA y los monotributistas pueden facturar a través de un Controlador Fiscal de Nueva Tecnología, homologado por la AFIP.

Aquellos que decidan tener estos equipos deben generar informes semanales, incluso si no han emitido comprobantes.

Documentos equivalentes a los mencionados en esta lista

Existen instrumentos comerciales que, de acuerdo con los usos y costumbres, reemplazan el uso de la factura o remito, siempre que indiquen la operación en particular, cumplan con los requisitos establecidos para cada caso y se utilicen regularmente en la actividad del emisor.

• Certificados de obra.
• Los comprobantes y liquidaciones emitidos por la venta de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, caza, silvicultura y pesca.
• «Certificaciones Primarias de Depósito de Granos», «Liquidaciones Primarias de Granos» y «Liquidaciones Secundarias de Granos» utilizados en las operaciones de depósito, compra-venta o consignación de granos no destinados a la siembra.
• Carta de porte y los comprobantes que se utilicen para cumplir con las normas nacionales, provinciales y municipales que regulan el transporte y entrega de bienes.
• Guía aérea, siempre que su uso obligatorio se origine en convenios internacionales o normas nacionales.

¿Cuáles son los comprobantes inválidos?

Existen otros tipos de documentos o comprobantes que, debido a su popularidad, se consideran válidos.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no lo son, por lo que no pueden reemplazar las facturas ni pueden respaldar operaciones.

• Los documentos no fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados.
• Remitos, guías o documentos equivalentes.
• Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y documentos de características similares.
• Recibos, comprobantes que respaldan el pago, total o parcial, de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas.
• Tickets de factura en restaurantes, bares, casas de comida o establecimientos similares.
• Tiras de máquina de sumar o calcular.
• Cupones o similares emitidos en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, compra, pago y/o débito.

¿Cuáles son los documentos comerciales más utilizados por los emprendedores?

Esta respuesta dependerá de la actividad en la que un negocio específico se desarrolle y su volumen de facturación.

Sin embargo, en términos generales, podemos decir que los documentos comerciales considerados válidos por la AFIP que más utilizan los emprendedores son las facturas A, B y C.

• La factura A suele ser el comprobante que se utiliza en el tipo de negocio B2B (business to business). Si estás registrado en el Régimen General, este es el tipo de factura que entregarás a tus proveedores, siempre que ellos también sean responsables registrados.
• La factura B la emite el responsable registrado al consumidor final o exento en el IVA. Si estás registrado en el Régimen General, entonces este es el tipo de factura que entregarás a los clientes de tu tienda online.
• La factura C es emitida por los monotributistas o sujetos exentos en el IVA a cualquier destinatario en general, sin importar su condición fiscal. Si, por ejemplo, vendes online y eres monotributista, este es el tipo de comprobante que entregarás a tus clientes.
• Consejo adicional: ten en cuenta que hay una excepción para los monotributistas que llevan a cabo una operación de exportación, quienes, en lugar de entregar la factura «C«, deben emitir un comprobante del tipo «E«.

Conclusión

Los emprendedores realizan múltiples tareas diariamente para lograr el éxito de su negocio. Facturar correctamente es una de ellas y esperamos que este artículo haya respondido las principales dudas sobre el tema.

Si bien es recomendable contar con el asesoramiento de un contador, comprender los conceptos más básicos relacionados con tu empresa es una ventaja que te ayudará a avanzar con seguridad en el camino empresarial.

Preguntas frecuentes

¿Para qué sirven los documentos comerciales?

• Verificar y validar una transacción.
• Garantizar la precisión en la contabilidad de un negocio, ya que se puede llevar un registro de las transacciones comerciales realizadas por una empresa, desde las ventas hasta los ajustes por devolución de dinero en caso de errores en la facturación.
• Profesionalizar un negocio.
• Generar confianza en los clientes y posibles clientes.