¿Qué significa el estado «Pendiente»?
El estado «Pendiente» indica que el pago se encuentra a la espera de validación por parte del banco. El tiempo de respuesta varía según el banco del cliente, pero generalmente se tarda un máximo de 24 horas (días hábiles).
El pago lleva pendiente más de 4 días. ¿Se procesará?
Ver una transacción en estado pendiente durante mucho tiempo puede ser preocupante, pero esto no significa necesariamente que la transacción no se vaya a completar.
En ocasiones, el establecimiento puede tardar más tiempo en reclamar los fondos de tu cuenta.
No es necesario que realices ninguna acción en este momento. Simplemente espera a que las transacciones se procesen. Una vez que el establecimiento reclame los fondos, la transacción se completará.
Si el establecimiento no reclama los fondos, el dinero se devolverá a tu cuenta en un máximo de 30 días.
El pago ha sido cancelado. ¿Por qué sigue apareciendo como «pendiente»?
En algunas ocasiones, no podemos determinar si un pago ha sido cancelado o no. Esto puede ocurrir debido a problemas con el terminal de pago o con la conexión a internet. Si esto sucede, el pago permanecerá en estado «pendiente» en tu cuenta.
En la mayoría de los casos, el dinero será devuelto a tu cuenta en un plazo de 15 días.
En algunos casos, este proceso puede tardar hasta 30 días. Esto puede ocurrir si tu pago está relacionado con una reserva de hotel o servicios de alquiler de coches.
¿Qué causa los pagos pendientes?
Los pagos pendientes se generan cuando una empresa realiza una compra, contrata un servicio u adquiere otros compromisos financieros que no se pagan de inmediato, sino que se posponen para una fecha posterior. Por lo tanto, estos pagos que no se liquidan de inmediato se convierten en pagos pendientes hasta su posterior cancelación.
Estos compromisos pueden incluir la contratación de servicios con proveedores, contratación de personal, deudas con instituciones bancarias, adquisición de materia prima a crédito, entre otros.
Mientras la empresa no cumpla con estas obligaciones, los pagos pendientes se registrarán en los libros de contabilidad.
Importancia de conocer los pagos pendientes
El control de los pagos pendientes permite tener una visión clara de las deudas que la empresa tiene, incluyendo sus fechas de vencimiento, intereses de mora y otros detalles importantes. Esto permite prever las salidas de efectivo a través de una proyección de flujo de caja, lo cual nos permite evaluar si el negocio tendrá suficiente efectivo para cumplir con sus compromisos a corto, mediano o largo plazo. Además, esta proyección de flujo de caja nos permitirá conocer el impacto en la contabilidad si los pagos se realizan o no en determinadas fechas.
En este sentido, el control adecuado de los pagos pendientes nos ayuda a evitar intereses o multas por mora, prevenir el fraude financiero y mantener una relación comercial sólida con los acreedores.
¿Cómo controlar los pagos pendientes?
El proceso de gestión de pagos pendientes varía según las características del negocio y la naturaleza de dichas obligaciones pendientes. Por lo tanto, como punto de partida, debes tener en cuenta factores como los métodos de pago y los tipos de gastos de tu empresa.
A continuación, te explicaremos cómo controlar los pagos pendientes en 4 pasos:
1. Identifica los gastos de tu negocio
Identifica y proyecta cuáles son las cuentas que tu negocio paga de manera habitual y no habitual. Estas cuentas se pueden dividir en:
- Gastos directos: aquellos que están directamente relacionados con la actividad comercial de la empresa, como la compra de materias primas o el pago de comisiones por ventas.
- Gastos indirectos: aquellos que no están directamente relacionados con la actividad comercial, como el pago al personal administrativo o los gastos de mantenimiento.
- Gastos fijos: aquellos gastos cuyos montos se mantienen constantes en el tiempo y no dependen de si la actividad comercial aumenta o disminuye. Por ejemplo, los gastos fijos incluyen los servicios básicos y el seguro de los trabajadores.
- Gastos variables: aquellos gastos que varían en función del nivel de actividad comercial. Por ejemplo, los gastos variables incluyen la logística de distribución, las comisiones por ventas o las materias primas.
2. Registra las cuentas impagas y los pagos futuros
Haz una lista de todos los gastos identificados que aún no has pagado, así como aquellos que sabes que deberás pagar en el futuro. Para cada uno de estos pagos pendientes, debes incluir la fecha de vencimiento, el monto original, el monto final (incluyendo impuestos, intereses, etc.), el estado del pago y cualquier otra información relevante que consideres necesario agregar.
3. Realiza un seguimiento continuo de los pagos pendientes
Una vez que hayas registrado todos los pagos pendientes, es importante hacer un seguimiento constante. Debes actualizar el estado de tus cuentas periódicamente y mantener un control actualizado del flujo de efectivo, dependiendo de la dinámica de tus transacciones. Puedes identificar cada pago como «cancelado«, «a x días del vencimiento«, «con x días de retraso«, u otros indicadores. De esta manera, sabrás qué cuentas están al día, cuáles están atrasadas y qué consecuencias puede tener esta morosidad.
4. Actualiza periódicamente el control de pagos pendientes
Siempre es crucial mantener actualizado el control de los pagos que están pendientes. Esto se debe a que la empresa adquiere constantemente nuevos compromisos que deberá cumplir en el futuro, al mismo tiempo que debe saldar las obligaciones pasadas que van venciendo. Por lo tanto, es esencial llevar un registro actualizado utilizando la conciliación bancaria como herramienta de ayuda.
La conciliación bancaria permite relacionar las transacciones financieras de la empresa, tanto de entrada como de salida de efectivo, con los movimientos bancarios de una o varias cuentas. Mediante este control de los pagos pendientes utilizando la conciliación bancaria, se puede verificar qué cuentas están al día (canceladas) y cuáles no; además, se pueden identificar los movimientos que se utilizaron para saldar dichas obligaciones, asegurando así que todo esté bajo control.
Por lo general, las empresas utilizan Excel para registrar los pagos pendientes. Sin embargo, esta herramienta puede resultar complicada y problemática. Esto se debe a que Excel requiere una curva de aprendizaje elevada, es propenso a cometer errores humanos difíciles de detectar y no ofrece respaldo seguro para garantizar la protección de los datos.
